SISTEM PENGOLAHAN BERKAS REKAM MEDIS
sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu :
1. assembling
2. coding
3. indexing
4. penyimpanan BRM
5. retensi berkas
pengolahan rekam medis dimulai dari tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas rekam medis ), dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing, dan filing.
1. SUBSISTEM ASSEMBLING
assembling berarti merakit, tetapi untuk kegiatan assembling BRM di fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit atau mengurut satu halaman ke halaman yang lain sesuai dengan aturan yang berlaku. pengurutan halaman ini dimulai dari BRM rawat darurat, rawat jalan, rawat inap. pergantian pada masing -masing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol sehingga dapat mempermudah pencarian formulir dalam BRM. kegiatan assembling termasuk juga mengecek kelengkapan pengisian BRM dan formulir yang harus ada pada BRM. untuk kegiatan pengecekan kelengkapan pengisian ini termasuk bagian kecil dari analisis kuantitatif.
BRM diunit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian assembling. bagian assembling mencatat pada buku register semua berkas yang masuk sesuai tanggal masuk kebagian assembling dan tanggal pasien pulang. pada proses ini akan diketahui berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang terlambat kembali ke unit rekam medis. setelah itu BRM dianalisis untuk mengetahui kelengkapan pengisiannya. berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan ketenaga kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien melalui unit kerjanya. BRM akan ditinggal dalam waktu yang telah ditentukan dan akan diambil kembali untuk diproses keassembling.
untuk melakukan analisis kuantitatif dapat menggunakan 4 komponen utama pada analisis yaitu :
1. identitas pasien pada setiap lembar rekam medis
2. autentikasi dokter pada setiap tempat yang ditentukan
3. pengisian laporan yang penting pada BRM
4. pendokumentasian yang baik
dari hasil analisis ini akan diketahui jumlah BRM yang terisi lengkap, terisi tidak lengkap dan tidak terisi. hal ini dapat dijadikan tolak ukur mutu BRM difasilitas pelayanan kesehatan.
beberapa paremeter yang dapat dilihat untuk mengetahui mutu rekam medis di rumahh sakit khususnya  yang melibatkan kegiatan assembling diantaranya :
1.ketepatan waktu pengembalian
2. kelengkapan formulir pada BRM
3. kelengkapan pengisian pada BRM.

2. SUBSISTEM PENGKODEAN (KODING)
kegiatan pengkodean adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data. kegiatan yang dilakukan dalam koding meliputi kegiatan pengkodean diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis.
kode klasifikasi penyakit oleh WHO (world health organization)bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Indonesia sendiri menggunakan ICD-10 tahun 1998 melalui SK Menkes RI no.50/MENKES/KES/SK/I/1998.sedangkan  untuk  pengkodean tindakan medis dilakukan menggunakan ICD-9CM.
dalam proses koding mungkin terjadi beberapa kemungkinan yaitu :
1. penetapan diagnosis yang salah sehingga menyebabkan hasil pengkodean salah.
2. penetapan diagnosis yang benar, tetapi petugas pengkodean salah menentukan kode, sehingga hasil pengkodean salah.
3. penetapan diagnosis dokter kurang jelas, kemudian dibaca salah oleh petugas pengkodean, sehingga hasil pengkodean salah.
oleh karena itu kualitas hasil pengkodean bergantung pada kelangkapan diagnosis, kejelasan tulisan dokter, serta profesionalisme  dokter dan  petugas pengkodean.

3. SUBSISTEM INDEXING
indeks dalam arti bahasa yaitu daftar kata atau istilah penting yang terdapat dalam buku tersusun menurut abjad yang memberi informasi tentang halaman tempat kata atau istilah tersebut ditemukan.
beberapa macam indeks yang dibuat oleh bagian rekam medis diantaranya adalah :
1. indeks utama pasien
2. indeks penyakit (rawat jalan dan rawat inap)
3. indeks operasi
4. indeks kematian
5. indeks dokter