SUBSISTEM RETENSI BRM
menurut Depkes RI (1997) pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya rendah. penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. proses kegiatan penghancuran termasuk kegiatan penilaian dan pemilahan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan.

SISTEM PENGOLAHAN BERKAS REKAM MEDIS
sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu :
1. assembling
2. coding
3. indexing
4. penyimpanan BRM
5. retensi berkas
pengolahan rekam medis dimulai dari tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas rekam medis ), dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing, dan filing.
1. SUBSISTEM ASSEMBLING
assembling berarti merakit, tetapi untuk kegiatan assembling BRM di fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit atau mengurut satu halaman ke halaman yang lain sesuai dengan aturan yang berlaku. pengurutan halaman ini dimulai dari BRM rawat darurat, rawat jalan, rawat inap. pergantian pada masing -masing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol sehingga dapat mempermudah pencarian formulir dalam BRM. kegiatan assembling termasuk juga mengecek kelengkapan pengisian BRM dan formulir yang harus ada pada BRM. untuk kegiatan pengecekan kelengkapan pengisian ini termasuk bagian kecil dari analisis kuantitatif.
BRM diunit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian assembling. bagian assembling mencatat pada buku register semua berkas yang masuk sesuai tanggal masuk kebagian assembling dan tanggal pasien pulang. pada proses ini akan diketahui berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang terlambat kembali ke unit rekam medis. setelah itu BRM dianalisis untuk mengetahui kelengkapan pengisiannya. berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan ketenaga kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien melalui unit kerjanya. BRM akan ditinggal dalam waktu yang telah ditentukan dan akan diambil kembali untuk diproses keassembling.
untuk melakukan analisis kuantitatif dapat menggunakan 4 komponen utama pada analisis yaitu :
1. identitas pasien pada setiap lembar rekam medis
2. autentikasi dokter pada setiap tempat yang ditentukan
3. pengisian laporan yang penting pada BRM
4. pendokumentasian yang baik
dari hasil analisis ini akan diketahui jumlah BRM yang terisi lengkap, terisi tidak lengkap dan tidak terisi. hal ini dapat dijadikan tolak ukur mutu BRM difasilitas pelayanan kesehatan.
beberapa paremeter yang dapat dilihat untuk mengetahui mutu rekam medis di rumahh sakit khususnya  yang melibatkan kegiatan assembling diantaranya :
1.ketepatan waktu pengembalian
2. kelengkapan formulir pada BRM
3. kelengkapan pengisian pada BRM.

2. SUBSISTEM PENGKODEAN (KODING)
kegiatan pengkodean adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data. kegiatan yang dilakukan dalam koding meliputi kegiatan pengkodean diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis.
kode klasifikasi penyakit oleh WHO (world health organization)bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Indonesia sendiri menggunakan ICD-10 tahun 1998 melalui SK Menkes RI no.50/MENKES/KES/SK/I/1998.sedangkan  untuk  pengkodean tindakan medis dilakukan menggunakan ICD-9CM.
dalam proses koding mungkin terjadi beberapa kemungkinan yaitu :
1. penetapan diagnosis yang salah sehingga menyebabkan hasil pengkodean salah.
2. penetapan diagnosis yang benar, tetapi petugas pengkodean salah menentukan kode, sehingga hasil pengkodean salah.
3. penetapan diagnosis dokter kurang jelas, kemudian dibaca salah oleh petugas pengkodean, sehingga hasil pengkodean salah.
oleh karena itu kualitas hasil pengkodean bergantung pada kelangkapan diagnosis, kejelasan tulisan dokter, serta profesionalisme  dokter dan  petugas pengkodean.

3. SUBSISTEM INDEXING
indeks dalam arti bahasa yaitu daftar kata atau istilah penting yang terdapat dalam buku tersusun menurut abjad yang memberi informasi tentang halaman tempat kata atau istilah tersebut ditemukan.
beberapa macam indeks yang dibuat oleh bagian rekam medis diantaranya adalah :
1. indeks utama pasien
2. indeks penyakit (rawat jalan dan rawat inap)
3. indeks operasi
4. indeks kematian
5. indeks dokter

5 Jenis Sistem Penyimpanan yaitu :
1. Sistem Penyimpanan Alphabetic
Merupakan jenis penyimpanan BRM berdasarkan urutan abjad. Huruf depan nama pasien akan dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak penyimpanan. Pada jenis penyimpanan ini membutuhkan waktu kerja yang lama dan mempunyai resiko tinggi terhaddap timbulnya banyak kesalahan, misalnya nama yang berubah dan nama yang  salah eja.
2. Sistem penyimpanan numerik
Terdapat 3 cara penyimpanan berdasarkan numerik yaitu : sistem nomor langsung (straight numerical filing), sistem angka tengah (middle digit filing), sistem angka akhir (terminal digit filing).
a. STRAIGHT NUMERICAL FILING
Dikenal dengan sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan BRM dengan menjajarkan BRM berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan. misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak yaitu 08-00-01, 08-00-02, 08-00-03.
kelebihan dari jenis penyimpanan straight numerical filing adalah :
a. mudah dalam mengambil BRM dengan nomor rekam medis yang berurutan tanpa jeda berapa nomor.
b. mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut
sedangkan kekurangan sistem penyimpanan straight numerical filing adalah :
a. sangat memungkinkan petugas akan berdesak-desakan dalam satu rak, jika berkas yang diambil merupakan berkas yang belum lama disimpan dirak penyimpanan.
b. petugasnya harus memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan. makin banyak angka yang diperhatikan, maka semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan. contohnya sering tertukarnya urutan nomor, misalnya rekam medis nomor 46-54-24 tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 46-54-42. hal ini bisa terjadi karena beban kerja yang tinggi, sehingga petugas tidak teliti dalam menyimpan BRM, akhirnya BRM yang disimpan terjadi salah letak.
b. MIDLE DIGIT FILING
sistem penyimpanan BRM berdasarkan numerik dengan urutan sistem angka tengah. sistem ini menyimpan BRM dengan mensejajarkan BRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga. contoh : 48-12-06 (48 kel angka kedua, 12 kel angka pertama, 06 kel angka ketiga)
sistem penyimpanan numerik dengan midle numerical filing ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang hampir sama dengan sistem penyimpanan terminal digit filing. tetapi pada jenis penyimpanan (penjajaran rekam medis) ini kelompok angka tengah menjadi pusat pencarian rekam medis dan akan dilanjutkan dengan kelompok angka yang lain.
c. TERMINAL DIGIT FILING 
sistem penyimpanan dengan berkas rekam medis (BRM) numerik dengan sistem angka akhir. pada sistem ini , penjajaran BRM di rak filing dengan menjajarkan BRM berdasarkan urutan nomor rekam medis kelompok akhir. artinya 2 angka pada kelompok akhir ini dijadikan sebagai kunci penyimpanan berkas rekam medisnya. untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya 100 seksi (section) sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari angka akhir seksi 00;01;02 dan seterusnya sampai seksi 99. kemudian cara penyyimpanannya pada setiap seksi diisi BRM dengan nomor rekam medis berdasarkan kelompok akhir, kelompok angka akhir pada sistem terminal digit filing sebagai digit pertama (primary digit) sebagai patokan. selanjutnya secara berturut-turut (didepannya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok angka tengah sebagai digit kedua (secondary digit) dan patokan berikunya pada angka kelompok pertama sebagai digit ketiga (tertiary digit). contoh : 48-12-06 ( 48 kel angka ketiga, 12 kel angka kedua, 06 kel angka pertama).
sistem penyimpanan numerik dengan terminal digit filing mempunyai kelebihan seperti :
a. penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu terbesar secara merata ke 100 kelompok (section) didalam rak penyimpanan.
b. petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak disatu tempat dimana rekam medis harus disimpan dirak.
c. petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section (angka akhir) 00-24, section 25-49, section 50-74, section75-99.
d. pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak BRM.
e. rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
f. jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
g. dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (junlah rak)
h. kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena tugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
sistem penyimpanan numerik dengan terminal digit filing mempunyai kekurangan seperti :
a. latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama.
b. membuutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
3. Sistem penyimpanan kronologis jenis penyimpanan kronologis merupakan jenis penyimpanan BRM berdasarkan urutan peristiwa/kejadian pasien yang datang ke fasilitas pelayanan kesehatan.
4. Sistem penyimpanan subjek (kasus)
jenis penyimpanan BRM berdasrkan kasus penyakit yang diderita masing-masing pasien, misalnya rak pertama utuk menyimpan berkas  rekam medis paa penyakit dalam dan rak kedua menyimpan BRM pada kasus penyakit jantung dan seterusnya.
5. Sistem Penyimpanan Wilayah
Jenis penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Rak-rak penyimpanan BRM akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga BRM akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya.

PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS
CARA PENYIMPANANNNYA DIBAGI MENJADI 2 CARA YAITU:
1. SENTALISASI
SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS SECARA SENTRAL YAITU SUATU SISTEM PENYIMPANAN DENGAN CARA MENYATUKAN BRM PASIEN RAWAT JALAN, RAWAT DARURAT DAN RAWAT INAP KE DALAMM SATU FOLDER TEMPAT PENYIMPANAN.
2.DESENTRALISASI
SISTTEM PENYIMPANAN BRM SECARA DESENTRALISASI YAITU SISTEM PENYIMPANAN BRM DENGAN MEMISAHKAN  BRM PASIEN RAWAT JALAN, RAWATDARURAT DAN RAWAT INAP PADA FFOLDDER TERSENDIRI DAN ATAU RUANG ATAU TEMPAT TERSENDIRI.

PEYUSUNAN SOP

SOP REKAM MEDIS ADALAH :
1. SOP PENYIMPANAN RM

PUSKESMAS DANGA	PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIK
	No. Dokumen 01/MEDIK/V/24/05/15/00			No. Revisi 00	Halaman 1 dari 4
SPO REKAM MEDIK		Tanggal Terbit 24 Mei 2015 Ditinjau Kembali -		Ditetapkan Direktur, ………………………….
Pengertian		Pengarsipan berkas rekam medik adalah suatu bentuk penyimpanan/ penyusunan rekam medik ke dalam lemari arsip.
Tujuan		1.  Standarisasi penyimpanan rekam medik 2.  Mempermudah dan mempercepat penemuan kembali arsip rekam medik.
Kebijakan		Kebijakan Rekam Medik
Prosedur		1.    Sistem pengarsipan rekam medik yang digunakan adalah Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing/TDF), yaitu suatu sistem pengarsipan dokumen rekam medik dengan mensejajarkan urutan folder dokumen rekam medik berdasarkan urutan nomor rekam medik pada 2 (dua) angka kelompok akhir. 2.    Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (seratus) nomor atau 1 (satu) section sesuai dengan 2 (dua) angka kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan seterusnya sampai section 99. 3.    Cara menyimpan pada setiap section diisi dengan folder dokumen rekam medik, dimana nomor rekam medik dengan 2 (dua) angka kelompok akhir yang sama dianggap sebagai digit pertama (Primary Digit) sebagai patokan. Selanjutnya secara berturut-turut (di belakangnya) dengan berpatokan pada 2 (dua) angka kelompok tengah sebagai digit kedua (Secondary Digit) dan patokan
PUSKESMAS DANGA	PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIK
	No. Dokumen 01/MEDIK/V/24/05/15/00		No. Revisi 00		Halaman 2 dari 4
		berikutnya pada 2 (dua) angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit). Contoh : 13-20-94 Primery   Secondary   Tertiary     4.    Pengarsipan dokumen rekam medik seringkali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medik yang harus diambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengurangi kesalahan letak pengarsipan dokumen maka sistem penjajaran TDF diberikan kode warna sebagai berikut : Nomor Primer Dua Digit Nomor primer Satu Digit Band Warna 00-09 0 Ungu 10-19 1 Kuning 20-29 2 Hijau Tua 30-39 3 Oranye 40-49 4 Biru Muda 50-59 5 Coklat 60-69 6 Merah muda 70-79 7 Hijau Muda 80-89 8 Merah
PUSKESMAS DANGA	PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIK
	No. Dokumen 01/MEDIK/V/24/05/15/00		No. Revisi 00		Halaman 3 dari 4
		90-99 9 Biru Tua 5.    Kode tahunan menggunakan klasifikasi warna sebagai berikut : a.    Merah  : tahun 2014 b.    Jingga  : tahun 2015 c.    Kuning : tahun 2016 d.    Hijau    : tahun 2017 e.    Biru    : tahun 2018 f.     Nila    : tahun 2019 g.    Ungu : tahun 2019 h.    Selanjutnya ikut putaran warna dri awal kembali
Unit Terkait		1.   Rekam Medik. 2.   Keperawatan. 3.   IGD 4.   Poli
Referensi		1.    Peraturan Menteri Kesehatan Nomor  269/MENKES/PER/III/2008 tentang Pengarsipan Rekam Medik. 2.    Manajemen Informasi Kesehatan II tentang Pemberian Warna pada Rekam Medik.
Riwayat Perubahan
Sebelum Perubahan :
Sesudah  Perubahan :

 

PUSKESMAS DANGA	PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIK
	No. Dokumen 01/MEDIK/V/24/05/15/00	No. Revisi 00	Halaman 4 dari 4

PROSES KONSULTASI, PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN 

Orang-orang penting yang terlibat di dalam mengembangkan dokumen ini (para penulis utama):

Nama	Jabatan	Tandatangan
ILHAM	Rekam Medik

Diedarkan kepada mereka yang namanya tercantum di bawah ini untuk konsultasi & Ratifikasi/Pengesahan:

Nama	Jabatan	Tandatangan
	Kepala Puskesmas
	Manajer Medik

DAFTAR DISTRIBUSI		Ya	Tidak	Komentar jika ada
	Direktur – Sekretariat			Dokumen Asli
	Komite Medik			Salinan
	Seluruh Manager			Salinan
	Seluruh Kepala Unit			Salinan
	“Document Controller”			Soft copy dalam ‘pdf’ format untuk masuk secara online dalam “Documentum”